Danh mục sản phẩm

Bài viết xem nhiều

Xem tất cả

Bạn đã quản lý tốt đồ dùng văn phòng phẩm chưa?

  07/07/2016

BẠN ĐÃ QUẢN LÝ TỐT DỒ DÙNG VĂN PHÒNG PHẨM CHƯA?

Đồ dùng văn phòng phẩm hiện là một nhu cầu thiết yếu của các công ty nhưng không phải công ty nào cũng biết cách quản lý nó một cách hiệu quả và hợp lý. Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm một cách hiệu quả sẽ giúp cho phòng hành chính trong công ty biết rõ những nhu cầu cần thiết, tránh lãng phí và cung ứng cho các phòng ban một cách nhanh chóng, giúp tối ưu công việc được tốt hơn Thiên An Phước xin gửi đến bạn 5 cách để quản lý văn phòng phẩm một cách hiệu quả hơn.

  1. Đề xuất định mức sử dụng

Mỗi phòng ban có các chức năng hoạt động riêng do đó cũng có các nhu cầu riêng. Việc phòng hành chính cần làm chính là khảo sát và đề xuất các định mức sử dụng văn phòng phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu của họ. Hàng quý, cần rà soát, kiểm kê một cách phù hợp và tiến hành chỉnh sửa định mức sao cho cung cấp số lượng văn phòng phẩm cho các phòng ban đủ sử dụng và tránh lãng phí.

Một lời khuyên nhỏ cho bạn là nên giám sát kỹ danh sách văn phòng phẩm đưa về các phòng ban có đúng không và kiểm soát nhân viên có mang về nhà hay không.

2. Nhập số lượng văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban

Một tình trạng thường gặp ở các công ty là phòng hành chính thường nhập một số lượng lớn các đồ dùng văn phòng phẩm theo bộ nhằm hưởng ưu đãi cũng như chiết khấu. Song một số vật dụng trong đó lại không cần thiết, tính ra thì số tiền giảm bớt không được nhiều và cũng rất lãng phí. Do vậy trước khi nhập văn phòng phẩm phòng hành chính cần cân nhắc trước các nhu cầu cần thiết tại các phòng ban, tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua và phân ra số lượng đúng để nhập một cách chính xác tránh lãng phí. Việc làm này giúp bạn kiểm soát chủng loại, số lượng các đồ dùng cần đặt mua. Qua đó, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được chi phí cần sử dụng để mua các đồ dùng văn phòng phẩm.

3. Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Các loại văn phòng phẩm hiện nay rất đa dạng về chủng loại, giá tiền, chất lượng. Các công ty thường cho rằng không cần đầu tư quá nhiều vào các thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm nên thường chọn mua những nhãn hàng, cửa hàng có giá rẻ mà không biết rằng những sản phẩm đó đa phần là hàng nhái, kém chất lượng. Khi sử dụng những sản phẩm này thì thường không được như ý và nhanh chóng hỏng hóc yêu cầu công ty phải thay thế. Như vậy, rõ ràng chi phí thay thế đó đắt hơn rất nhiều so với đầu tư các sản phẩm chất lượng. Bên cạnh đó sử dụng các sản phẩm chất lượng còn giúp mang lại hiệu quả công việc cao hơn do tính tiện dụng của nó.

4. Dự trữ văn phòng phẩm tại một địa điểm cố định

Việc đặt các đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng ở một địa điểm cố định giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng hơn. Bạn cần giám sát số lượng hàng trong kho để bổ sung khi cần thiết cũng như góp phần giảm lượng thất thoát tại kho. Bên cạnh đó cũng hỗ trợ giám sát nhân viên có thực hiện tốt công việc của mình hay gian lận trong quá trình nhập các đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng.

5. Tái sử dụng khi có thể

Thay vì loại bỏ một cách lãng phí, các công ty cần quán triệt tinh thần tái sử dụng khi có thể nhằm tiết kiệm và bảo vệ môi trường. Các giấy tờ in một mặt không quan trọng có thể dùng mặt trắng còn lại để dùng làm nháp hay in các tài liệu tham khảo…

Ngoài ra, các nhân viên có thể tổng hợp các vật dụng mình không cần thiết như kẹp giấy, bìa tài liệu, giấy note, bút,… giao trả phòng hành chính để phòng hành chính có thể đưa đến các phòng ban cần sử dụng. Việc tái sử dụng này vừa có thể phát huy tinh thần tránh lãng phí , bảo vệ môi trường trong nhân viên vừa mang đến một khoản tiết kiệm chi phí không tưởng cho công ty.

Với 5 cách trên Thiên An Phước hy vọng rằng công ty của bạn sẽ có các quản lý các vật dụng văn phòng phẩm một cách hiệu quả hơn.

Thiên An Phước – địa chỉ cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm uy tín, chất lượng, cam kết giá cả ưu đãi nhất đến bạn!

Bình luận

Tin tức mới

Xem tất cả